Cái Nhìn Tổng Thể Về Tin Học Hóa Dành Cho Doanh Nghiệp Tại Việt Nam

Hiện nay CNTT đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Mức độ áp dụng CNTT trong doanh nghiệp ở góc độ nào đó nói lên sự phát triển của họ. Tin học hóa và sự phát triển của doanh nghiệp là hai yếu tố tác động tương hỗ nhau, kết quả đạt được sẽ là hiệu quả kinh doanh.

Nhìn các công ty “làm ăn phát đạt” có mức độ tin học hóa cao, chúng ta tưởng rằng quá trình tin học hóa diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, tôi có thể khẳng định rằng đó là một quá trình không dễ dàng. Rất nhiều rào cản cần phải phá bỏ trước khi có được mức độ tin học hóa cao. Bắt đầu từ nhận thức của ban lãnh đạo về tầm quan trọng của tin học hóa trong quản lý. Sau đó đến vấn đề tài chính và đặc biệt là sự quyết tâm phá bỏ các thói quen cố hữu đã “ăn sâu bắt rễ” nhiều năm trong lề thói làm việc, những thách thức về sự ngại học kiến thức và cách làm mới. Những khó khăn kỹ thuật, nhân sự, tài chính, thời gian, áp lực công việc… đi kèm với kết quả không rõ nét của việc tin học hóa dễ làm doanh nghiệp chùn bước, không tiếp tục con đường đã lựa chọn.

➡ Tin học hoá từng phần và tin học hoá tổng thể:

Áp dụng CNTT trong hoạt động của các doanh nghiệp có hai khái niệm: từng phần và tổng thể. Thực trạng của nhiều doanh nghiệp VN hiện nay là đã tin học hóa một số khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh theo cách áp dụng từng phần mà chưa có thiết kế tổng thể. Trước đây, khi mua những chiếc máy vi tính đầu tiên, người ta có thể chưa nghĩ đến việc có một hệ thống phần mềm kế toán trên đó. Khi trang bị phần mềm kế toán, người ta có thể chưa quan tâm đến việc phần mềm này phải kết nối với phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý kinh doanh… Điều này một phần do tầm nhìn, phần do kinh phí và quan trọng là khả năng của nhà cung cấp giải pháp. Nhưng đến một thời điểm nào đó trong quá trình phát triển, doanh nghiệp buộc phải xem xét và thiết kế lại hệ thống tổng thể vì chỉ có như vậy mới có thể đứng vững và cạnh tranh. Việc này thường kèm theo hiện tượng “đập bỏ cái cũ”, “xây lại cái mới”.

Việc áp dụng hệ thống quản lý nhân sự, quản lý kinh doanh, quản trị sản xuất… và tổng thể hơn là ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực DN) hoặc hệ thống quản lý ISO có thể từng phần, nhưng lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp nên có tính tổng thể, cần chọn những phần mềm và nhà cung cấp có khả năng đảm bảo cho hệ thống tin học tổng thể tương thích sau này. Thực tế cho thấy tỷ lệ các công ty vừa và lớn sử dụng phần mềm kế toán đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương thích với hệ thống tổng thể sau này không cao do phần mềm đang áp dụng không được phát triển và nâng cấp kịp thời, hoặc nhà cung cấp phần mềm không có khả năng phát triển hệ thống tổng thể.

Thiết kế hệ thống tin học tổng thể là việc làm không dễ. doanh nghiệp cùng với nhà cung cấp phần mềm cần phải xem xét lại tất cả các quy trình hoạt động, phân tích quy trình nào có thể tin học hóa, mối quan hệ tương hỗ giữa các quy trình về công việc. Nhà cung cấp phần mềm phải lên được sơ đồ về luân chuyển dữ liệu giữa các quy trình. Đây là quá trình tiêu tốn nhiều thời gian và sức lực, và chi phí cho dự án có thể lên tới hàng chục ngàn đến hàng trăm ngàn USD đối với doanh nghiệp có quy mô vừa, và hàng triệu USD đối với doanh nghiệp quy mô lớn.

➡ Thực trạng tin học hóa trong áp dụng quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam:

Sự quan tâm của các doanh nghiệp đối với phần mềm quản lý có nhiều mức độ khác nhau. Tôi đã gặp doanh nghiệp trang bị phần mềm kế toán đến lần thứ 7 trong vòng hơn 10 năm qua. Đây là số ít các doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư trang bị phần mềm tốt nhưng khả năng cung cấp của thị trường chưa đáp ứng đủ. Yêu cầu của phần mềm kế toán trong những trường hợp như vậy không chỉ là “kế toán” theo nghĩa đáp ứng yêu cầu về chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành mà phần lớn là các yêu cầu về thông tin quản trị kinh doanh. Những phần mềm kế toán không ứng dụng được ở đây cũng chính là những phần mềm không có tính động, tính mở và do đó không thích nghi được với đặc thù quản lý của doanh nghiệp.

Tiến trình áp dụng phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp thường diễn ra chậm chạp (từ vài tháng đến hàng năm trời). Nhiều doanh nghiệp có chủ trương trang bị phần mềm nhưng quá trình tìm kiếm đối tác hoặc lên kế hoạch triển khai hay bị trì hoãn vì nhiều việc khác “quan trọng hơn”. Tiến trình trang bị hệ thống tin học tổng thể (như ERP) còn chậm chạp hơn nhiều. Các doanh nghiệp vừa và lớn ở Việt Nam hiện nay quan tâm rất nhiều đến hệ thống ERP, nhưng khả năng đánh giá sản phẩm cũng như ý thức được tác dụng của việc áp dụng ERP còn mơ hồ, và cũng khó tiếp cận các doanh nghiệp khác áp dụng thành công ERP để tham khảo. Sự hiểu biết không rõ ràng về sản phẩm cùng với đầu tư lớn cho dự án buộc doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ trước khi quyết định.

Nhiều doanh nghiệp trong thời gian qua đã tích cực đầu tư trang bị nhiều phần mềm đơn lẻ phục vụ cho các mục đích quản lý khác nhau như: Kế toán, quản lý bán hàng, quản lý kinh doanh, phần mềm điều hành thông tin nội bộ, quản lý nhân sự, phần mềm lập kế hoạch sản xuất… Các phần mềm này phát huy tác dụng lớn nhưng khi gặp phải vấn đề mở rộng hệ thống thì doanh nghiệp lại lúng túng không biết kết nối chúng với nhau như thế nào để có thể dùng chung thông tin, giảm công sức nhập dữ liệu đầu vào, và có được thông tin đầu ra tổng hợp hơn.

Rất nhiều doanh nghiệp biết được ý nghĩa của phần mềm quản lý từng phần (VD như phần mềm quản lý kế toán) và cả phần mềm quản lý tổng thể nhưng lại không biết được cách đánh giá phần mềm, không có khái niệm về việc áp dụng phần mềm như thế nào, tiến hành cụ thể ra sao. Vì vậy họ thuê đơn vị tư vấn, hoặc là dựa hoàn toàn vào nhà cung cấp giải pháp phần mềm, khi đó nhà cung cấp phần mềm cũng đồng thời là nhà tư vấn về những thay đổi cần có của doanh nghiệp để áp dụng phần mềm (trường hợp này rất phổ biến ở Việt Nam).

Đối với các doanh nghiệp nhỏ (dưới 20 nhân viên), do công việc quản lý còn đơn giản, vẫn có thể thực hiện dựa vào kinh nghiệm và “trí nhớ” cộng với kinh phí còn hạn hẹp nên các doanh nghiệp này thường trang bị phần mềm kế toán giá trị không tới 1000 USD. Các doanh nghiệp loại này có rất nhiều lựa chọn từ các nhà cung cấp phần mềm nội địa và các gói phần mềm sử dụng theo hình thức thuê bao (thời hạn sử dụng tính theo từng tháng / từng năm)

Song song đó cũng có rất nhiều doanh nghiệp (quy mô vừa) đã trải qua việc áp dụng phần mềm nhiều lần không thành công nên họ quan tâm thực sự đến chất lượng phần mềm. Các doanh nghiệp loại này sẵn sàng đầu tư vài nghìn USD cho 1 module phần mềm quản lý từng phần (kế toán, nhân sự, kho, bán hàng.v.v..) hay từ vài chục đến vài trăm nghìn USD để có được một hệ thống ERP tổng thể có thể “ứng dụng được”.

Số các doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư con số từ vài triệu USD trở lên cho phần mềm quản lý hiện nay ở Việt Nam là rất ít. Các tổng công ty hoặc nhà sản xuất lớn là các khách hàng tiềm năng cho các dự án phần mềm có quy mô loại này.

➡ Kết luận:

Tạo ra một hệ thống tin học tổng thể là việc làm tất yếu đối với những doanh nghiệp muốn thực sự phát triển và hy vọng thắng thế trong cạnh tranh. doanh nghiệp nào càng chú trọng đầu tư cho việc này (mà thiết thực nhất vẫn là sự quan tâm, đầu tư thời gian cho quá trình, sau đó mới là vấn đề tài chính) thì sẽ càng có điều kiện hoạt động kinh doanh hiệu quả. doanh nghiệp có thể không cần phải đầu tư ngay cho một hệ thống tin học hóa tổng thể mà có thể trang bị từng phần, nhưng phải quan tâm đến tính tương thích của phần mềm với một hệ thống tổng thể sau này, phần mềm này phải có tính mở và do nhà phát triển chuyên nghiệp cung cấp.

0943.09.1212 – 0939.55.7776
longtran@longvuinvestment.com

  • 4
    Shares

POST REPLY

  Gửi tin nhắn đến fanpage